1. Manajemen dan Lingkungan Eksternal
Dalam pembahasan manajemen tidak lepas pada masalah lingkungan yang di
hadapi oleh seorang manajer. Perbedan dan kindisi lingkungan terhadap
konsep dan tehnikserta keputusan yang akan diambil. Sebagai seorang
manajer harus hanya memperhatikan lingkungan usahanya atau ekstern.
Untuk mencapa tujuan organisasi tidak lepas dari lingkungan ekstern yang
terjadi, apalagi bagi organisasi atau perusahaan yang menghasilkan
barang-barang yang dibutuhkan oleh konsumen. Oleh karena itu manajer
harus memperhatikan dan mempertimbangkan unsur-unsur serta
kekuatan-kekuatan lingkungan ekstern dalam setiap kegiatan manajemen.
2. Faktor lingkungan ekstern
Lingkungan ekstern atau eksternal terdiri atas unsur-unsur yang berada
di luar organisasi, dimana unsur-unsur ini tidak dapat dikendalikan dan
diketahui terlebih dahulu oleh manajer. Disamping itu juga akan
mempengaruhi manajer dalam pengambilan keputusan yang akan dibuat.
Unsur-unsur lingkungan eksternal organisasi contohnya yaitu perubahan
ekonomi, peraturan pemerintah, perilaku konsumen atau masyarakat,
perkembangan teknologi, politik dan lain sebagainya.
Lingkungan eksternal dibagi menjadi 2 yaitu lingkungan mikro dan
lingkungan makro. Lingkungan eksternal mikro yaitu lingkungan yang
mempunyai pengaruh langsung terhadap kegiatan manajemen yang terdiri
atas penyedia, langganan, para pesaing, lembaga perbanka dan bukan bank
dan lain sebagainya. Lingkungan eksternal makro yaitu lingkungan yang
mempunyai pengaruh tidak langsung, seperti kondisi perekonomian,
perubahan teknologi, politik, social, dan lain sebagainya.
3. Organisasi dan lingkungan
3.1. Pengertian Organisasi
Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerja sama dalam struktur
dan koordinasi tertentu dalam mencapai serangkaian tujuan tertentu.
Sedangkan menurut (Ernie dan Kurniawan, 2005) organisasi merupakan
sekumpulan orang atau kelompok yang memiliki tujuan tertentu dan
berupaya untuk mewujudkan tujuannya tersebut melalui kerjasama.
Menurut jenisnya organisasi dibedakan menjadi:
1. Organisasi profit
Suatu organisasi yang mempunyai tujuan untuk mendapatkan profit/laba.
Biasanya merupakan perusahaan besar seperti perusahaan manufaktur, bank
umum, perusahaan asuransi, perusahaan ritel dan lain-lain, perusahaan
kecil, koperasi dan perusahaan multinasional yang berorientasi pada
laba.
2. Organisasi Nonprofit/Nirlaba
Organisasi yang mempunyai tujuan tidak untuk mendapatkan profit/laba.
Seperti pemerintah pusat, pemerintah daerah, pemerintah kota, lembaga
pendidikan negeri dan yayasan sosial.
Setiap organisasi memiliki arah yang dipandu dengan penetapan tujuan dan
pencapaiannya memerlukan manajemen. Faktor-faktor yang mempengaruhi
dalam pencapaian tujuan.
1. Penggunaan sumber daya organisasi, baik sumber daya manusia, sumber daya alam, sumber daya keuangan, serta informasi.
2. Adanya proses yang bertahap dari mulai perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengimplementasian hingga pengendalian
dan pengawasan.
3. Adanya seni dalam menyelesaikan pekerjaan.
3.2. Pengertian Lingkungan Perusahaan
Lingkungan perusahaan diartikan sebagai keseluruhan faktor luar
(ekstern) dan faktor dalam (intern) organisasi yang mempunyai kekuatan
langsung dan tidak langsung mempengaruhi kegiatan serta kelangsungan
hidup organisasi perusahaan.
Lingkungan secara luas mempunyai arti menurut Basu Swasta dan Sukotjo W.
(1991) mencakup semua faktor ekstern yang mempengaruhi individu,
perusahaan, dan masyarakat.
Sebagai suatu sistem, organisasi akan berinteraksi dengan lingkungannya.
Apabila ingin hidup dan bertahan, maka organisasi tersebut harus dapat
menyesuaikan diri dengan lingkungannya. Kegagalan menyesuaikan diri
terhadap lingkungan akan berakibat fatal. Organisasi tersebut akan mati.
Lingkungan organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam: eksternal dan
internal. Lingkungan eksternal merupakan elemen-elemen di luar
organisasi yang relevan tehadap kegiatan organisasi. Organisasi
memperoleh input dari lingkungannya (bahan baku, karyawan), memprosesnya
menjadi output (produk: barang/jasa). Lingkungan internal berada dalam
organisasi, misal: karyawan, direksi, pemegang saham.
Lingkungan juga bisa dibedakan menjadi lingkungan yang mempunyai
pengaruh langsung (direct) terhadap organisasi dan yang tidak langsung
(indirect). Lingkungan yang berpengaruh langsung sering disebut sebagai
lingkungan kerja (task environment), sedangkan lingkungan yang
berpengaruh secara tidak langsung disebut lingkungan umum (general
environtment).
3.3. Lingkungan Langsung
Lingkungan langsung akan mempengaruhi nasib organisasi secara langsung.
Karena itu lingkungan tersebut juga sebagai stakeholder (pihak yang
menentukan nasib organisasi). Ada dua jenis lingkungan langsung yaitu
eksternal dan internal.
3.4. Lingkungan Langsung Eksternal
Yang termasuk dalam lingkungan langsung eksternal :
(1) Konsumen
Konsumen membeli produk yang dihasilkan organisasi dengan tujuan untuk
memenuhi kebutuhannya. Dalam bahasa pemasaran, konsumen sering disebut
sebagai pasar yang diartikan sebagai orang yang mempunyai kebutuhan,
uang, dan kesediaan untuk membelanjakan uangnya. Konsumen tentu saja
sangat menentukan nasib organisasi. Apabila suatu organisasi gagal
memenuhi kebutuhan, organisasi akan ditinggalkan oleh konsumennya.
Dengan demikian perusahaan harus mengenali perubahan selera atau
kebutuhan konsumen tersebut.
(2) Pemasok
Pemasok merupakan pihak yang memberikan input ke perusahaan. Input dapat
berupa bahan baku, bahan setengah jadi, karyawan, modal keuangan,
informasi, atau jasa yang diperlukan organisasi.
Dalam sektor tertentu pemasok mempunyai kedudukan yang cukup kuat,
sementara pada sektor lainnya pemasok mempunyai kedudukan yang relatif
lemah terhadap perusahaan. Pemasok tunggal tentunya mempunyai kedudukan
yang kuat dibanding dengan banyak pemasok.Hubungan yang erat dengan
pemasok dapat mengefisienkan kegiatan organisasi. Contoh: manajemen
persediaan nol (just-in-time) yang sukses diterapkan di Jepang sangat
bergantung pada keeratan antara organisasi dengan pemasok.
(3) Pesaing
Organisasi perusahaan akan berebut konsumen dengan pesaing. Pesaing
memberikan produk yang mempunyai fungsi sama dengan produk yang
dihasilkan organisasi untuk memenuhi kebutuhan tertentu.
Pesaing memberikan produk yang mempunyai fungsi sama dengan produk yang
dihasilkan organisasi untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Organiasasi
juga akan bersaing dengan organisasi lainnya dalam memperebutkan
sumberdaya. Contoh: organisasi akan bersaing memperoleh dana dari
lembaga keuangan dan memperoleh karyawan yang berkualitas dari
universitas.
Oleh karena itu Manajer harus pandai menentukan mana pesaing dan bagaimana menghadapi pesaing tersebut.
(4) Pemerintah
Pemerintah mempunyai peranan penting dalam kehidupan organisasi.
Pemerintah biasanya berfungsi sebagai wasit dan memastikan aturan
berjalan dengan semestinya. Dalam peran ini pemerintah akan mengeluarkan
aturan-aturan perundangan yang akan mempengaruhi kehidupan organisasi.
Melalui perusahaan negara (BUMN), pemeintah menjadi pesaing langsung
suatu organisasi yang kebetulan berada pada bidang usaha yang sama.
Manajer juga harus memahami proses pengambilan keputusan pemerintah.
Meskipun pemerintah diharapkan menjadi wasit yang adil, tetapi
pengambilan keputusan akan diwarnai oleh pembenturan kepentingan. Dengan
demikian manajer dapat melakukan antisipasi yang tepat.
(5) Lembaga Keuangan
Organisasi akan tergantung pada lembaga keuangan. Lembaga keuangan akan
memberikan input modal keuangan. Lembaga keuangan juga menjadi perantara
bagi organisasi kepasar keuangan. Pasar keuangan akan memperlancar
aliran dana dari pihak surplus dana ke pihak yang membutuhkan dana atau
defisit dana. Manajer harus menentukan alternatif pendanaan (hutang,
obligasi, jual saham, leasing) yang paling murah dan fleksibel.
(6) Kelompok-kelompok Lain
Selain kelompok-kelompok yang sudah disebutkan di atas, organisasi juga
menghadapi kelompok lainnya (yang belum disebutkan) dari lingkungannnya.
Kelompok tersebut biasanya tergantung pada jenis kegiatan organisasi.
Organisasi perusahaan akan bergantung pada organisasi Serikat Pekerja.
Organisasi rumah sakit akan berurusan dengan organisasi dokter atau
jururawat.
3.5. Lingkungan Langsung Internal
Lingkungan langsung internal berada dalam organisasi, bukan merupakan
bagian dari lingkungan eksternal. Lingkungan internal menjadi bagian
dari lingkungan yang dihadapi oleh manajer individual bukan organisasi
secara keseluruhan.
(1) Pekerja
Pekerja merupakan sumber daya organisasi. Jika karyawan dan organisasi
atau manajer mempunyai tujuan yang sama maka organisasi akan berjalan
dengan efektif. Tetapi kondisi tersebut tidak mudah dijelaskan dan
dilaksanakan. Akibatnya sering terjadi tarik menarik kekuatan antara
keduanya. Contoh: Manajemen tidak membayar upah sesuai upah minimum.
Beberapa alternatif dikembangkan untuk menyamakan kepentingan karyawan
dan manajemen. Salah satu cara adalah ESOP (Employee Stock Ownership
Plan), dimana karyawan, baik langsung maupun tidak langsung memiliki
saham peusahaan di tempat mereka bekerja.
(2) Dewan Komisaris
Komisaris ditunjuk untuk mewakili kepentingan pemegang saham, biasa
dijumpai pada perusahaan dengan bentuk PT. Tugas pokok komisaris adalah
mengawasi manajemen, memastikan manajemen bekerja untuk mencapai tujuan
organisasi.
(3) Pemegang Saham
Pemegang saham memberikan modal ke perusahaan dalam bentuk penyertaan.
Dengan demikian mereka memiliki peusahaan dan mempunyai hak dan
kewajiban. Hak mereka antara lain berbagi (share) keuntungan. Kewajiban
mereka antara lain menanggung resiko perusahaan.
(4) Jaringan Stakeholder
Pihak-pihak yang telah disebutkan, yang menentukan nasib perusahaan
(stakeholders), membentuk jaringan antar stakeholder dan dengan
organisasi. Contoh, pemegang saham menunjuk dewan komisaris, kemudian
dewan komisaris mengawasi kerja manajemen dan prestasi organisasi.
Stakeholder juga berperan ganda. Karyawan organisasi akan menjadi
stakeholder sebagai karyawan dan juga sebagai stakeholder konsumen.
Disamping itu stakeholder yang berbeda dapat bersatu apabila
memperjuangkan hal yang sama. Contoh, konsumen yang menginginkan
informasi produk yang tidak menyesatkan maka mereka dapat bekerjasama
dengan pemerintah.
Kepentingan stakeholder tidak selalu sama, bahkan sering berbeda.
Contoh, pemegang saham menginginkan tingkat keuntungan yang tinggi.
Konsumen menginginkan kualitas dengan harga murah.
3.6. Elemen Lingkungan Umum (Lingkungan Tidak Langsung)
Lingkungan umum mempengaruhi organisasi melalui dua cara:
1. Mendorong pembentukan stakeholder
2. Menciptakan lingkungan dimana organisasi harus mengantisipasi perubahan lingkungan tersebut.
Contoh, tingkat pendidikan yang semakin tinggi membuat masyarakat
semakin kritis, maka tuntutan semakin banyak, selanjutnya kadang
mendorong timbulnya organisasi sosial (NGO) yang memperjuangkan
kepentingan tertentu.
Berikut ini beberapa elemen lingkungan umum:
1. Sosial
(1) Demografi
Demografi menyangkut struktur kependudukan di lingkungan organisasi
berada. Perubahan demografi akan menyebabkan kesempatan sekaligus
ancaman bagi organisasi tergantung bagaimana organisasi mengantisipasi
perubahan tersebut. Misalnya, perpindahan penduduk dari desa ke kota.
Gelombang organisasi ini menimbulkan bisnis tertentu.
(2) Gaya hidup
Gaya hidup merupakan manifestasi keluar yang nampak dari sikap dan
nilai seseorang. Gaya hidup suatu masyarakat akan berubah-ubah. Contoh,
dengan semakin banyaknya pasangan rumah tangga yang bekerja semua,
memunculkan kesempatan penitipan bayi/anak kecil, makanan siap saji
(instant).
(3) Nilai sosial
Nilai sosial akan berpengaruh pada organisasi. Di setiap negara
mempunyai nilai yang berbeda beda. Masyarakat bisnis yang sukses di
Amerika adalah yang mempunyai daya saing individual yang tinggi, di
Indonesia adalah mengandalkan pada jaringan kerjasama bisnis yang berati
membutuhkan ketrampilan sosial yang tinggi dan kurang menonjolkan gaya
kompetisi, dan di Jepang lebih menonjolkan kerjasama.
2. Variabel Ekonomi
Jika suatu perekonomian mengalami resesi, organisasi akan semakin sulit
bergerak. Manajer dapat melihat indikator-indikator ekonomi untuk
melihat kondisi ekonomi yang ada, diantaranya: tingkat inflasi, tingkat
pengangguran, jumlah uang beredar, kurs rupiah terhadap uang asing,
tingkat bunga, RAPBN, dan devisa negara.
3. Politik
Banyak peraturan perundang-undangan yang mempengaruhi organisasi
dihasilkan melalui proses politik. Politik Internasional juga akan
mempengaruhi kegiatan suatu organisasi. Karena itu perubahan politik di
negara partner perdagangan utama harus diperhatikan oleh manajer.
4. Teknologi
Perubahan teknologi akan merubah cara kerja organisasi, dan juga
memunculkan stakeholder baru. Perubahan yang diakibatkan oleh teknologi
lebih tenang dibandingkan dengan perubahan yang terjadi oleh revolusi
politik.
5. Dimensi Internasional
Dimensi internasional menjadi semakin penting di era globalisasi.
Perekonomian negara-negara di dunia menjadi semakin terbuka. Perusahaan
dengan logika global akan mencari sumberdaya dimana saja di dunia dengan
tujuan mengopimalkan penggunaan sumberdaya. Perusahaan mencari modal di
eropa karena labih murah, mendirikan pabrik di Indonesia karena tenaga
kerja murah, menjual produknya di AS karena pasar yang besar. Persaingan
produk impor jelas akan mempengaruhi podusen lokal.
3.7. Model Hubungan Organisasi-Lingkungan
1. Pengaruh Lingkungan Terhadap Organisasi
James D. Thomson mengajukan model bagaimana pengaruh lingkungan terhadap
organisai. Model tersebut meliputi dua dimensi yaitu: (1) tingkat
perubahan, dan (2) tingkat homogenitas. Tingkat perubahan melihat sejauh
mana stabilitas suatu lingkungan. Lingkungan yang cepat berubah berarti
mempunyai tingkat perubahan yang tinggi. Tingkat homogenitas melihat
sejauh mana kompleksitas lingkungan. Lingkungan yang kompleks mempunyai
elemen yang banyak, dikatakan mempunyai tingkat homogenitas yang rendah.
Kedua dimensi tersebut membentuk derajat ketidakpastian lingkungan.
2. Lima Kekuatan Kompetisi
Cara lain melihat lingkungan adalah dengan menggunakan kerangka lima
kekuatan kompetisi yang dikembangkan oleh Michael Porter, perusahaan
dalam mencari keuntungan berebut dengan lima kekuatan yang sama-sama
ingin mencari keuntungan juga. Kelima kekuatan tersebut adalah:
a. ancaman pendatang baru atau halangan untuk masuk
b. produk substitusi
c. pemasok
d. pembeli
e. pesaing
Jika perusahaan beroperasi di lingkungan dimana kelima kekuatan tersebut
kuat, maka lingkungan tersebut tidak begitu menarik karena tidak
menawarkan kemungkinan keuntungan yang tinggi, dan sebaliknya.
3. Strategi Menghadapi Lingkungan
a. Mempengaruhi Lingkungan Langsung
Manajer dapat mencoba mempengaruhi lingkungan langsung melalui beberapa
cara: melakukan lobby, iklan, negosiasi atau perundingan. Manajer juga
dapat membentuk aliansi strategis dengan pihak-pihak di lingkungannya.
Cotoh: merger atau penggabungan usaha.
b. Memonitor Lingkungan Tidak Langsung
Dengan monitoring aktif manajer diharapkan akan memperoleh pringatan
awal apabila da perubahan lingkungan yang tidak langsung yang akan
berakibat signifikan terhdap organisasi. Agar monitor dapat dilakukan,
manajer harus membuat sistem informasi lingkungan.
c. Menyesuaikan Diri terhadap Lingkungan
Jika kekuatan lingkungan tidak dap
at dirubah, manajer terpaksa
menyesuaikan diri terhadap lingkungan. Proses penyesuaian dapat
dilakukan secara formal dalam manajemen atau perencanaan strategi. Dalam
perencanaan tersebut, manajer menetapkan tujuan, mengevaluasi
lingkungan, dan kemudian menentukan strategi yang tepat.
Penyesuaian lain dapat dilakukan dengan merubah organisasi, struktur dan
desainnya. Organisasi dengan lingkungan yang stabil akan lebih cocok
menggunakan desain organisasi yang memaksimumkan efisiensi. Sebaliknya,
jika organisasi berada pada lingkungan yang dinamis, diperlukan desain
organisasi yang fleksibel.
4. Tanggung Jawab Sosial Manager
Perubahan konper manajerial dipengaruhi oleh factor intern dan esktern.
Seorang manajer mempunyai tanggung jawab social atas keputusan-keputusan
yang diambil, mengapa dikatakan demikian karena mempengaruhi dalam
pencapaian tujuan organisasi baik dalam jangka pendek maupun dalam
jangka panjang, disamping itu juga menyangkut hajat hidup orang banyak
yang kesemuanya menggantungkan dirinya kepada organisasi tersebut (ini
kalau terlihat dituntut untuk dapat mengimplementasikan etika berusaha
(the ethics of manager).
Ada lima factor yang mempengaruhi keputusan manajer dalam etika berusaha
ini, yaitu hukum; peraturan pemerintahan termasuk di dalamnya
undang-undang yang dikeluarkan oleh pemerintah; kode etik industry dan
perusahaan, tekanan-tekanan social; tegangan antar standar perorangan
dan kebutuhan organisasi.
Sumber :
http://qoronizumalin.blogspot.com/2010/11/manajemen-dan-lingkungan-eksternal.html