SIFAT-SIFAT INFORMASI YANG BERMANFAAT(KARAKTERISTIK INFORMASI)

Syarat-syarat Sistem

Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh suatu sistem, yaitu:

1.Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu tujuan.

2.Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

3.Adanya hubungan diantara elemen sistem.

4.Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi, dan material) lebih penting daripada elemen sistem.

Karateristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal). Di bawah ini merupakan penjelasan dari masing-masing karakteristik tersebut:

1.Komponen Sistem (components)

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi , bekerja sama membentuk kesatuan. Komponen-komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat- sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2.Batas Sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan maupun merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara karena merupakan energi dari sistem. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena jika tidak akan mengganggu kelangsungan sistem.

4.Interface

Interface merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Interface ini memungkinkan satu subsistem untuk mengalirkan sumber daya ke subsistem lainnya.

5.Input

Input merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Input dapat berupamaintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk menghasilkan output.

6.Output

Output merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadioutput yang berguna dan sisa pembuangan. Output dapat menjadi input untuk subsistem yang lain.

7.Pengolah Sistem (process)

Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8.Sasaran Sistem (objective)

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem menentukan input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan

sumber  :  http://ronnyherryson.blogspot.com/2014/10/tugas-15-sifat-sifat-
                 informasi-yang.html

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL (SPI) DAN ELEMEN SPI

Pengertian SPI

        Pada teori akuntansi dan organisasi, pengendalian intern atau kontrol intern didefinisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Ia berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan) maupun tidak (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang).

         Dimana suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.

Definisi tujuan adanya pengendalian intern :

1.     Menjaga kekayaan organisasi.

2.     Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

3.     Mendorong efisiensi.

4.     Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls).

a. Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Control)
    Dibuat untuk mencegah terjadinya inefesiensi yang tujuanya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memereksa keakuratan data akutansi,Contohnya ; adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.


b. Pengendalian Administratif (Feedback Contril)
    Dibuat untuk mendorang dilakukanya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebjakan menejemen (dikerjakan setelah adanya pengendalian akutansi).Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpanan yang ada ,untuk kemudian diambil tindakan.

Elemen SPI 

1. Lingkungan Pengendalian
    Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.


2. Sistem Akuntansi
   Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen.


3. Prosedur Pengendalian
    Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendali-an manajemen dapat tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari:


a. Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.
    Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.


b. Pembagian tugas.
    Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.


c. Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat).


d. Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.
    Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadi-nya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.


e. Pengecekan independen terhadap kinerja.
    Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.


4. Penilaian Resiko (Risk Assesment)
    Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.


5. Informasi dan komunikasi
    Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.


     Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.

sumber :  http://ronnyherryson.blogspot.com/2014/10/sistem-pengendalian-internal-                             spi-dan.html

METODE PENGENDALIAN PERSEDIAAN

JUST IN TIME (JIT)

  Perubahan lingkungan tradisional ke pemanufakturan maju yang diikuti dengan persaingan tajam bahkan berlevel global mengakibatkan system manajemen dengan pendekatan tradisional yang berbasis Economic Order Quantity (EOQ) dan metode minimal-maksimal tidak cocok lagi dalam lingkungan yang baru sehingga mendorong perusahaan menggunakan Just In Time (JIT).

  Sistem persediaan Just-In-Time bertujuan meminimalkan tingkat persediaan, kalau bisa tingkat persediaan ditekan menjadi nol. Sistem semacam ini, suplier akan ditekan sedemikian rupa sehingga bisa mendatangkan barang hanya beberapa jam sebelum dibutuhkan. Pada giliran selanjutnya, supplier akan ditekan lebih lanjut agar bisa menyediakan barang dengan cepat. Tentu saja perubahan perilaku semacam itu tidak hanya terjadi di perusahaan, tetapi juga pada mata rantai pemasok perusahaan.

  Dalam kondisi ideal, perusahaan yang menjalankan JIT akan membeli bahan baku hanya untuk kebutuhan hari itu saja.  Perusahaan tidak memiliki persediaan barang dalam proses pada akhir hari tersebut, dan semua barang jadi yang diselesaikan hari itu telah dikirimkan ke konsumen begitu produksi selesai.  Dengan demikian, JIT berarti bahan baku yang diterima segera masuk ke proses produksi, bahan-bahan produksi yang lain segera digabungkan dan dikerjakan, dan produk yang telah jadi segera dikirimkan ke konsumen.

  Just In Time  merupakan suatu pendekatan manufaktur yang mempertahankan bahwa produksi harus ditarik dari seluruh system  dengan adanya permintaan dan bukannya mendorong seluruh system dengan skedul yang tetap untuk mengantisipasi permintaan. Kebanyakan restoran cepat saji, seperti McDonalds, menggunakan system tarikan untuk mengontrol persediaan barang jadi mereka. Ketika seorang pelanggan memesan hamburger, maka hamburger itu diambil dari rak. Ketika jumlah hamburger mulai menipis maka juru masak mulai memasak hamburger yang baru. Permintaan pelanggan manarik seluruh bahan baku melalui system. Prinsip yang sama digunakan dalam mengatur proses produksi sehingga setiap operasi memproduksi produk  yang diperlukaan untuk memuaskan permintaan dari operasi yang mendahuluinya.

  Perusahaan yang menerapkan Just In Time (JIT) akan mendapatkan keuntungan antara lain :

a) modal kerja dapat ditunjang dengan adanya persediaan karena pengurangan-pengurangan biaya persediaan,

b)lokasi yang tadinya untuk menyimpan persediaan dapat digunakan untuk aktivitas lain sehingga produktivitas meningkat.ik,

c) waktu untuk melakukan aktivitas produksi berkurang, sehingga dapat menghasilkan jumlah proudk lebih banyak dan lebih cepat merespon konsumen.dan d) tingkat produk cacat berkurang, menakibatkan penghematan dan kepuasan konsumen meningkat.

  Untuk menjamin agar penerapan Just In Time (JIT) dapat berhasil dengan baik maka perusahaan perlu melakukan :

a) kontrak jangka panjang dan menjaga hubungan  baik dengan supplier. Melakukan negosiasi kontrak-kontrak jangka panjang untuk memasok bahan baku dari luar pastinya akan mengurangi jumlah pemesanan dan biaya pemesanan itu sendiri. Kontrak jangka panjang selain dilakukan dengan supplier juga dapat dilakukan antara perusahaan manufaktur.

b) Pertukaran data elektronik (electronic data interchange/EDI). EDI memungkinkan para supplier untuk mengakses basis data pembelinya cecara on-line. Dengan mengetahui skedul produksi pembelinya ( dalam hal ini adalah perusahaan manufaktur), para supplier dapat mengirimkan barang ataupun  bahan baku  ysng diperlukan  ketika dibutuhkan, yaitu tepat pada saat bahan tersebut dibutuhkan. EDI tidak memerlukan kertas kerja, tidak perlu formulir  pemesanan. Para supplier menggunakan skedul produksi yang terdapat dalam basis data pembeli,  untuk  menentukan skedul produksi dan pengiriman mereka. Ketika bahan baku ataupun barang dikirimkan, sebuah pesan elektronik dikirimkan oleh supplier kepada pembelinya bahwa  pengiriman dalam perjalanan.ketika barang ataupun bahan sudah tiba suatu kode bar dipindah  dengan alat elektronik dan ini mengawali proses pembayaran terhadap barang ataupun bahan yang dibeli tersebut. Jelasnya EDI memerlukan perjanjian kerjasama yang ketat antara supplier dengan pembeli. 

Sumber : http://nonregulerfeunwar.blogspot.com/2014/02/pengendalian-persediaan-berdasarkan.html

METODE PENGENDALIAN PERSEDIAAN

MRP (Material Requirement Planning

Material Requirement Planning menurut Herry P. Chandra cs, 2001:42-50

Material Requirement Planning adalah suatu metode untuk menentukan apa, kapan dan berapa jumlah komponen dan material yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan dari suatu perencanaan produksi. Perencanaan material secara detail dilakukan dengan Material Requirement Planning, yaitu pengabungan aktivitas yang mempengaruhi koordinasi dari suatu usaha didalam perusahaan.

Untuk menjalankan sistem MRP, ada tiga elemen utama yang harus dimasukkan, yaitu:

1. Jadual induk produksi (Master Production Schedule/MPS)
2. Jumlah kebutuhan Material (Bill of Material/BOM)
3. Status persediaan (Inventory Status)

Dalam jumlah induk produksi diuraikan bahan jadi yang akan diproduksi, yaitu meliputi waktu dan jumlah yang diproduksi. Jumlah kebutuhan material berisi jumlah kebutuhan material-material pembentuk bahan jadi, baik bahan mentah maupun bahan yang dibeli jadi. Status persediaan berisi informasi tentang persediaan material, order pembelian dan order pekerjaan.

Dari data imput kedalam sistem MRP akan didapat beberapa informasi sebagai berikut:

1. Kebutuhan komponen/material pada periode-periode dalam jangka waktu tertentu (Gross Requirement).
2. Komponen/material yang harus disediakan pada awal produksi (overdue)
3. Status persediaan komponen/material pada akhir suatu periode (Project On Hand)
4. Jumlah komponen/material yang harus disediakan pada awal suatu periode (planned order)

Pada metode MRP terdapat beberapa hal yang mendasar, yaitu:

1. Permintaan material bersifat tergantung (dependent)
2. Filosofi pemesanan sesuai permintaan
3. Ramalan/perkiraan berdasarkan Master Production Schedule
4. Konsep pengawasan meliputi semua item
5. Lot sizing bersifat beragam
6. memenuhi kebutuhan produksi
7. Tipe persediaan adalah bahan mentah atau setengah jadi

Sebagai alat perencana dan pengontrol yang merupakan metode efektif dalam manajemen persediaan, MRP memberikan beberapa keuntungan, yaitu:

1. Investasi persediaan dapat ditekan serendah mungkin
2. perencanaan dapat dilakukan secara detail dapat berubah sesuai keadaan
3. Penyediaan data untuk masa mendatang dengan basis tiap item
4. Pengontrolan persediaan dapat dilakukan setiap saat
5. Jumlah pemesanan berdasarkan kebutuhan
6. fokus pada waktu kebutuhan material

Definisi MRP menurut Rangkuti, MRP merupakan suatu sistem perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material untuk produksi yang memerlukan beberapa tahapan atau proses atau fase, atau suatu rencana produksi untuk sejumlah produk jadi yang diterjemahkan ke bahan mentah (komponen) yang dibutuhkan dengan menggunakan waktu tenggang, sehingga dapat ditentukan kapan dan berapa banyak yang dipesan untuk masing-masing komponen suatu produk yang akan dibuat.(Rangkuti,1996:140)

Menurut Chase dan Aquilino, MRP adalah sistem yang menciptakan jadwal yang mengidentifikasikan komponen-komponen khusus dan bahan baku yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir perusahaan, jumlah sesungguhnya yang diperlukan, tanggal pesanan bahan baku dilakukan dan diterima atau diselesaikan dalam siklus produksi.(Chase,1995:594)

Pengendalian Persediaan dengan metode Material Requirement Planning
Pengendalian persediaan merupakan langkah penting dalam manajemen persediaan untuk melakukan perhitungan berupa jumlah optimal tingkat persediaan yang harus ada     serta waktu pemesanan kembali. Pengaturan dan pengawasan terhadap material barang dalam proses dan barang jadi merupakan bagian penting dalam sistem produksi.
MRP adalah salah satu terobosan besar bagi dunia industri dalam mengatur bahan-bahan material yang dibutuhkan untuk proses produksi. Karena dengan MRP perusahaan dapat mengefisiensikan gudang dan sekaligus mencegah kemungkinan kehabisan bahan material. Semua proses pengaturan untuk bahan material yang dibutuhkan hanya dengan memasukkan data yang dibutuhkan dan software MRP yang akan memproses semuanya. Fasilitas yang disediakan adalah proses pengisian dan pemesanan data dealer penjualan dan supplier material. Konsep MRP adalah mempermudah pengaturan bahan material. Oleh karena itu direncanakan software dengan konsep user friendly dan fasilitas yang benar-benar mempermudah dan mampu meningkatkan efisiensi para pengguna.
Perencanaan kebutuhan material atau sering dikenal dengan Material Requirement Planning (MRP) adalah suatu sistem informasi yang terkomputerisasi untuk mengatur persediaan permintaan yang dependent dan mengatur jadwal produksi. Sistem ini bertujuan untuk mengurangi tingkat persediaan dan meningkatkan produktivitas. Terdapat dua hal penting dalam MRP yaitu lead time, dan berapa banyaknya jumlah material yang siap dipesan
Dengan metode MRP dapat memesan sejumlah barang atau persediaan sesuai dengan jadwal produksi, maka tidak akan ada pembelian barang walaupun persediaan telah berada pada tingkat terendah. MRP dapat mengatasi masalah-masalah kompleks dalam persediaan yang memproduksi banyak produk. Masalah yang ditimbulkannya antara lain kebingungan inefisiensi, pelayanan yang tidak memuaskan konsumen, dll.
Penentuan kebutuhan material yang pasti dalam proses produksi akan meminimalkan kerugian yang timbul dalam kaitannya dengan persediaan. Dengan menggunakan metode MRP untuk melakukan penjadwalan produksi, maka perusahaan akan menentukan secara tepat perencanaan tanggal penyelesaian pekerjaan yang realistik, pekerjaan dapat selesai tepat pada waktunya, janji kepada konsumen dapat ditepati dan waktu tengang pemesanan dapat dikurangi.


sumber : https://dodogusmao.wordpress.com/2010/07/28/material-requirement-planning/

METODE PENGENDALIAN PERSEDIAAN

Model persediaan Economi Order Quantity (EOQ)

Economic Order Quantity atau EOQ adalah jumlah pemesanan paling ekonomis, yaitu jumlah pembelian barang yang dapat meminimalkan jumlah biaya pemeliharaan barang dari gudang dan biaya pemesanan setiap tahun. Asumsi dasar dalam menerapkan metode EOQ untuk dipenuhi yaitu :

Permintaan dapat ditentukan secara pasti dan konstan, item yang dipesan indenpenden dengan item yang lain, pesanan yang diterima dengan segera dan pasti, tidak terjadi stock out serta harga item konstan. Tujuan dari model ini adalah untuk menentukan nilai Q sehingga meminimalkan total biaya persediaan. Dalam penentuan nilai Q maka Purchasing cost dapat diabaikan karena dianggap konstan. Dimana biaya total persediaan adalah sebagai berikut : Biaya total persediaan = Ordering Cost + Holding Cost+ Purchasing Cost Cara lain untuk memperoleh EOQ dengan pendekatan matematis dikenal dengan istilah cara formula. Dengan metode ini digunakan beberapa notasi atau parameter antara lain: TAC = total biaya persediaan tahunan (total annual inventory cost) TOC = total biaya pesan (total annual inventory cost) TCC = total biaya pesan (total carrying cost) R = jumlah pembelian (permintan ) satu periode C = biaya simpan tahunan (rupiah/unit_ S = biaya setiap kali pemesanan Q = jumlah pemesanan (unit/order) Q* = jumlah pemesanan optimum (EOQ) T = waktu antara satu pesanan dengan lainnya TC = total biaya persediana (rupiah per tahun) Biaya pemesanan per tahun S = frekuensi pesanan x biaya pesanan S = (R/Q) x s ........

Biaya penyimpanan per tahun C = persediaan rata-rata x biaya penyimpanan C = (Q/2)x c ....

Biaya total per tahun TC = (R/Q*)x S+ (Q*/2) x C .

Keterangan : EOQ terjadi jika biaya pemesanan sama dengan biaya penyimpanan atau TOC = TCC, maka : (R/Q*)S = (Q*/2)C 2RS = CQ*2 Q*2 = (2RS/C) Maka : EOQ = Q* = √ 2RS/C

Persediaan pengaman (safety stock) Persediaan pengaman atau safety stock adalah persediaan minimum yang harus tersedia dan hanya dapat digunakan dalam keadaan yang betul-betul darurat. Dengan adanya safety stock maka perusahaan dapat mengalami resiko seminimal yang dapat ditimbulkan karena adanya ketidakpastian kedatangan bahan Besarnya safety stock (B) dapat dicari dengan rumus : B = a x Sdt .

Dimana : B   = safety stock

                 a   = frequency level of service

              Sdt  = standar deviasi lead time

sumber : http://tongke1.blogspot.com/2011/02/pengendalian-persediaan.html